واژه‌پرداز پرقدرت مايکروسافت از يک امکان ويژه برخوردار است که کاربران مي‌توانند با آن فايل‌هاي مستند خود را با يک گذرواژه محافظت کرده و از ايجاد هر گونه تغيير در آن فايل جلوگيري کنند. امروز مي‌خواهيم شما را با اين قابليت و نحوه فعال کردن آن در واژه‌پرداز Word آشنا سازيم.واژه‌پرداز پرقدرت مايکروسافت از يک امکان ويژه برخوردار است که کاربران مي‌توانند با آن فايل‌هاي مستند خود را با يک گذرواژه محافظت کرده و از ايجاد هر گونه تغيير در آن فايل جلوگيري کنند. امروز مي‌خواهيم شما را با اين قابليت و نحوه فعال کردن آن در واژه‌پرداز Word آشنا سازيم.

پيش از اين در يک گزارش به چگونگي مخفي کردن متن يا مشخص ساختن بخشي از متن در يک فايل Word به عنوان متن تغيير نا‌پذير اشاره کرديم؛ اما آنچه بايد درباره اين دو روش (مخفي کردن و ايجاد بلاک غير قابل تغيير براي متن) گفت اينکه به‌‌ همان سادگي مخفي ساختن يا غير قابل تغيير ساختن بخشي از متن، مي‌توان متن را از حالت مخفي يا غير قابل تغيير خارج ساخت.

در نتيجه چنانچه مي‌خواهيد يک فايل مستند را کامل از هرگونه تغييرات مصون داريد، بايد آن را به وسيله يک گذرواژه محافظت کنيد. امروز به شما نحوه محافظت از فايل مستند را با استفاده از گذرواژه آموزش مي‌دهيم.

*محافظت از يک فايل مستند به اين معناست که کاربران قادر به ديدن متن بوده، ولي از امکان ايجاد تغيير در آن محروم خواهند بود. براي شروع بعد از باز کردن فايل مستند مورد نظر خود، روي روبان ابزار به تب Review برويد و بر Protect Document يا Restrict Editing ـ بسته به نسخه Word شما متفاوت است ـ کليک کنيد.

*در منو يا پنلي که در سمت راست باز مي شود در پايين بخش Formatting Restrictions تيک گزينه: Limit formatting to a selection of styles را بزنيد و بر دکمه Settings در زير آن کليک کنيد.

*در پنجره‌اي که باز مي‌شود، در صورتي که تيک گزينه Limit formatting to زده نشده بود، آن را تيک بزنيد و سپس بر دکمه None کليک کنيد تا مطمئن شويد هيچ تغييري در فرمت و شکل و شمايل فايل مستند شما پديد نخواهد آمد.

*پس از کليک بر دکمه OK ممکن است يک پيغام به شما نمايش داده شود که شما را از وجود فرمت‌هاي غير مجاز در فايل مستند، همچون متن مخفي با خبر کند. در صورت نمايش اين پيغام، حتما بر روي دکمه NO کليک کنيد تا کل فايل به‌‌ همان شکل بماند.

*گام بعدي اين است که به بخش Editing Restrictions برويم و در آنجا تيک گزينه Allow only this type of editing … را بزنيد و از منوي پايين افتادني زير آن که فعال مي‌شود، مطمئن شويد که گزينه No changes (read only) انتخاب شده باشد.

*در پايان بايد روي دکمه Yes Start Enforcing … در پايين بخش Start enforcement کليک کرده و گذرواژه خود را براي محافظت از اين فايل مستند وارد کنيد.

به اين ترتيب فايل مستند شما کاملا محافظت شده و از تغييرات احتمالي و ناخواسته مصون خواهد بود. تنها زماني قادر به ويرايش متن خواهيد بود که گذرواژه خود را براي ويرايش آن وارد کنيد.